こちらの投稿では、現在コンサルで業務プロセス設計およびSAP導入をしている投稿者が、在庫管理業務の概要解説を行っております。他にもSAPにおけるSCM領域の記事を投稿しておりますので、気になる方は関連記事のまとめをご覧ください。
また、こちらの記事は業務よりの目線で記述していますが、よりSAPの目線で在庫管理について確認されたい方も同様に関連記事をご確認ください。
Agenda
在庫管理とは？
在庫を受け取る、出す、棚卸を行い、主に数量や状態を管理すること
在庫管理とは、何でしょうか。言葉の通り、企業が売り上げを出すために必要とする在庫を管理し、売りたいときには売れるように準備をするという活動を管理することです
売りたいときに売れるようにするには、資材や商品といった在庫を、必要な時に必要な場所へ供給できるようにきちんと管理していかなくてはなりません。
なお、在庫管理は、販売を目的とした物品を取り扱うプロセスになりますので、製造業や流通業の企業が持つ業務プロセスとなります。
在庫の定義
在庫の定義にもいろいろあるのですが、一般的な考え方としては、現金化されることを待っているものという表現をすることが出来ます。その際には、そのまま売れるような最終製品だけではなく、製造をしたり、加工をすることで売れるものになっていく、部品や原材料、半完成品や仕掛品なども含まれます。したがって、他社から購入したものも、在庫として管理をしていくことが必要となります。
一点、ご注意頂きたいのは消耗品は含まれない、ということです。
消耗品というと、筆記具やノート、オフィスでみんなが自由に食べていいお菓子などが含まれます。これらは最終的に現金化されるものではないという点はご理解頂けるとは思います。こうしたものは在庫としては扱わず、数量の管理などはしていきません。
在庫管理の目的
効率化、可視化
在庫をきちんと管理しておくことで、今、どこに何個の物品が置かれているのか、という点を理解することが出来ます。在庫は、製造や加工を通じて製品になっていき、販売をすることで売り上げにつながりますので、在庫が十分にないと、販売はおろか製造も加工もできなくなってしまいますので、どこに何個の在庫があるのかをきちんと把握しておくことは非常に重要なポイントとなります。
あるいは、在庫が多すぎるという場合は、そこまで多くの在庫を持つ意味が無いという判断をし、購買を控えるようにしたり、製造を緩やかにするということもビジネス的に意思決定することが出来ます。ちなみに、在庫を多く持ちすぎると、まず倉庫などのスペースが奪われてしまい他に在庫しておきたいものが在庫できなくなってしまったり、棚卸の業務が大変になったりと、悪い影響が出てきます。
さらには、お客様から受ける受注数量に応じて、最適な在庫配置を行うためにも在庫の管理は重要となります。例えば、倉庫が3つあったとして、すべてに均等に在庫を配置していたとしましょう。しかしながら、ある倉庫の近くでは毎年多くの受注があるとします。こうした場合には、その倉庫に他の倉庫よりも多めに在庫を配置しておいたほうが、欠品のリスクを大幅に減らすことが出来るでしょう。
こうした判断は、まず在庫の状況を把握しておかないとできません。したがって、業務やビジネスの効率化、現状の可視化という意味で、在庫管理は重要になってくるわけです。
統制
もう一つ、統制の観点でも在庫管理は非常に重要です。在庫とは、その定義を振り返ってみると、販売を通じて現金化されるものです。つまり、売るとお金になります。
そうなると、自社の従業員が在庫を勝手に持ち出して、どこか別の場所で販売し、自分のお金にしてしまうというリスクもあります。こうしたリスクを極小化するために、在庫管理では厳密に体制を整え、明確な理由などが無い限りは出庫することが出来ないように制御を掛け、出庫するのであればどの受注伝票に対する出荷だったのか、その伝票を作ったのは誰だったのか、といった情報を記録します。
そして、入庫の際にも情報を記録し、棚卸を定期的に行うことで数量の移り変わりを記録することで、盗難などが起こらないようにする、あるいは起きたとしても追跡が出来るような体制を整えます。
これも、在庫管理の目的の一つと言えます。
在庫管理のプロセス、ステップ
受け取る場合は発注伝票の作成などの前工程のステップがあり、出す場合は受注伝票の作成がありますが、数えるという行為、つまり棚卸は前工程がなく、在庫管理の業務として開始されます。
在庫管理の業務プロセスは、大まかに分けると3つで、受け取る、出す、数えるの3つとなります。
順番に見ていきましょう。
受け取るシナリオ
入荷作業の実施
入荷作業を実施する際には、入荷指示が先に作成されている必要があります。入荷指示は、IBD：Inbound Deliveryとも表現されます。
例として、購買のシナリオを見ていきましょう。発注伝票を作成し、それをSupplierさんに提出します。Supplierさんはその後、注文された物品を出荷してくれました。自社にとっては入荷をすることになりますので、倉庫に人に対して、そろそろ物品が来ますので、ちゃんと受け取って管理しておいてくださいね、という意味合いで入荷指示書が作成されます。
こうして作られた入荷指示書を受け取るところから、倉庫での入荷作業が開始されます。
製造業などの日々大量な物品を受領している企業では、いつ何が来るのかを知っておいて、誰が受け取ってその後対応をするのか、という点を決めておく必要があるので、入荷指示書は重要となります。
Supplierさんに雇われた物流業者さんが物品を持ってくるので、倉庫の受け入れエリアでいったん、その物品を受領します。簡単な外装の確認等を行い、物流業者さんからサインを求められるので、納品書にサインを行います。
検品、棚入れ
次に、検品のプロセスとなります。受領した物品について、外観の確認などは簡単に行いましたが、精密機械などの場合はきちんと動くのか、などのチェック、品質の確認をすることになります。これを検品と言います。なお、検品が不要な物品などは検品のステップはスキップされます。
検品が終わったら、次は倉庫内であらかじめ決められた区画へ棚入れを行います。
物品によっては温度管理が必要だったり、いろいろと条件があったりしますので、倉庫内では物品の特性や取扱数量に合わせてどこにおいて管理するのか、という点が決まっています。
そうしたルールに従って、管理者が倉庫の棚に受領した物品を入れておきます。
入庫完了、受領書作成
棚入れが完了すると、社内的には入庫が完了したという扱いになります。これで、この物品は以降、製造にも、加工にも、あるいは販売などにも自由に使えるということになります。
したがって、ここでようやく、社内的には受領が完了したということで、受領書を作成し、何をいつ、いくつ受け取ったのか、等記録を残します。
受領書は、GR:Goods Receiptとも表現されます。
出すシナリオ
ピッキング、梱包
倉庫から出すときは、受け取るときとは逆に、まず出荷指示というものが作成されます。
例として、販売のケースを考えましょう。あるお客様に、在庫を販売することが決まりましたので、受注伝票が作成されます。この受注伝票に対して、出荷指示書が作成され、この出荷指示書は倉庫の担当者に送られます。
出荷指示書は、OBD:Outbound Deliveryとも表現されます。
出荷指示書には、何をいくつ、いつまでに誰宛に届けないといけないのか、という情報が記載されています。これに従って、出荷作業を進めていくわけですが、製造業や流通業は日々、大量の物品を出荷しているので、出荷指示書にきちんと情報が載っていること、そして出荷指示書がきちんと倉庫に届けられることは非常に重要となります。
倉庫で受け取るシナリオについて先に扱ったように、倉庫では、物品が棚に容れられて管理されています。よって、ここでは出荷指示書に従って、該当の物品を棚から持ってきて、それをプチプチや段ボールなどを使って梱包します。棚から持ってくるという作業を、ピッキングと言います。また、梱包はパッキングともいうので、合わせてピック/パックのステップとも言います。
会社によっては、出荷指示書上で、どの棚にものがあるのか、といった情報を自動で出力する仕組みを設けているところもあります。または、出荷指示書の上に張ってあるバーコードを手持ちの機械でよっみとると、どこの棚にモノがあるのかを表示してくれる、といった管理体制にし、効率化を図っている例もあります。
企業によっては、このピッキングと梱包のプロセスで、ちょっとした加工を物品に加えて最終製品化することもあります。ちょっとやすりで削ったり、きれいにしたりするといった非常に細かなオペレーションに限ります。
出荷作業
さて、梱包が終わったので、出荷を行います。出荷する際は、物流業者のトラックに梱包した物品を積むことになります。この物流業者ですが、あらかじめ出荷指示書が作成された時点で、いつ、何を配送する必要があるのか、という点を把握しておくことが出来るので、この情報を使って手配をしておくということになります。
物流業者の手配は販売をするケースであれば営業部門が手配しておくか、または物流部門といった専門の部門が手配をしておくことが一般的です。このときにも、出荷指示書が情報源として使用されます。
出荷完了
物流業者さんが積み荷を配送開始しくれたら、出荷は完了です。追製番号などが発行される場合はそれらを控えておき、お客様に伝えるために、倉庫から営業部門などで伝達が行われます。
出荷が完了したら、出庫伝票という、出庫を行ったという記録を残します。
出庫伝票は、GI:Goods Issueとも表現されます。
数える
棚卸伝票の作成
在庫の数を数えるときは、まず、帳簿上はどのくらいの数量があるということになっているのか確認してから実際の数量を数え、差異がある場合は記録する、というプロセスを取ります。
そこで、初めに棚卸伝票を作成します。
棚卸伝票は、PI：Physican Inventory Documentとも表現します。
製造業、流通業は非常に大きな倉庫を持っており、一日で在庫のカウントを終えることは出来ませんので、順番に今日はこの棚の在庫を数える、次はここ、その次はあそこ、という風に順番でカウントをしていきます。こうした棚卸の行為を、循環棚卸と言います。
なお、カウントをしている最中は入庫や出庫は一時的に取りやめる、ということをすることが多く、そうした場合に備えていつどこの棚に対して棚卸をするのか、という計画は前もって周知されることになります。
棚卸の実施
棚卸伝票を作成したら、その対象の棚にある物品の数をカウントします。
カウントする際、物品がバッチ管理品、シリアル管理品であった場合は、その粒度でカウントしていくということも行います。業務的に非常に負荷が高いですが、入庫の際にタグをつけておく、といったことをしておくことで棚卸の際も効率化が行えます。
なお、単純にカウントするのではなく、ここでは品質のチェックも含めていたり、あるいは有効期限が切れているものなどを廃棄するといった活動も併せて行うことがあります。
棚卸結果の入力
棚卸が完了したら、結果を棚卸伝票に記録します。帳簿上ではいくつあるということになっていたが、実施にはどうだったのか、という実績を入力するわけです。
ここで、もし減っていたら、そのあとは会計伝票を作成し、棚卸減耗などの勘定科目で在庫が減ってしまったことを記録します。品質不良や、有効期限切れなどの場合は物品としてはそこにあるわけですが、紛失してしまっている場合は別途社内的に必要な処理を取り、届出等を作成するというルールにしているケースもあります。
終わりに
いかがでしたでしょうか。在庫管理の概念、主なプロセス3つを紹介させて頂きました。この他にもSCM領域の業務概要解説、プロセスフローを解説しておりますので、ご興味がありましたらぜひまとめ記事をご覧になってください。