本投稿では、現在コンサルで業務プロセス設計およびSAP導入をしている投稿者が、非在庫管理品の購買管理のプロセスフローを解説しております。
実は、プロセスフローだけを見ると在庫管理品と大きな差異はないので、在庫管理品のプロセスフローで使用している図と同じものを使用してしまっているのですが、各ステップで解説している内容は異なりますので、こうした違いを意識してみて頂けますと嬉しいです。
また、在庫管理品と非在庫管理品では、在庫管理のプロセスの中で違いが出てきますので、そちらもまとめて行きたいと思います。
この他にも購買管理関連の投稿はこちらにまとめがあります。また、購買管理に限らずSCM関連の記事はこちらのSCM関連記事まとめをご覧になってください。
Agenda
本投稿の想定読者
- SAP導入プロジェクトで購買管理領域を担当されるコンサルタント、システム部門の方
- SCM領域のうち、特に購買管理領域について知りたい方
期待できるメリット
- 購買管理領域における業務プロセスがわかる
- 購買管理領域のプロセスフローのサンプルが見れる
非在庫管理品とは
まず初めにおさらいです。非在庫管理品とは何でしょうか。
言葉の通り、在庫管理をしないものですね。ちょっと難しいのですが、在庫管理をしないというのは、在庫計上されないという意味ではありません。ここは企業によって表現が若干異なる場合もあるのですが、数量管理をしないというイメージでとらえてください。
非在庫管理の対象となる物品の例としては、製造に使用するネジ、ばね、またはオイルなどです。
特徴として、数量管理をしたりするのが難しい、そして金額もそこまで大きなものではないので厳密に管理することの意味がそこまで大きくない、という点があります。
オイルが1ml減ったのか、2ml減ったのか、などは製造の活動によってぶれますし、それらを厳密に管理しようとすることでオイル1mlの増減に起因するコスト以上の管理コストが発生してしまうので、そこまでの厳密な数量管理をしないものとする、というルールを決めた品目たちのことを非在庫管理品と言います。
本投稿では、そんな非在庫管理品の購買について、取り扱います。
購買要求の作成～発注書の送付まで
各プロセスフロー内のタスクについて、以下詳述しております。なお、製造業をイメージしながらプロセスフローを作っています。
まずは購買要求の作成から、発注書の送付までを見ていきましょう
購買要求の作成
最初のステップは購買要求の作成です。購買要求を作成する部門として、このプロセスフローでは、製造部門と記載しておりますが、製造業であれば非在庫管理品は製造に使用されるもののうち、数量管理を厳密に行わないものになるので、製造業が購買要求を作成するものとしています。
もし、流通業などで製造をしていない企業であれば、購買要求は営業部門や、物流、倉庫部門が作成することとなります。この場合は、どのようなものが非在庫管理品となるかというと、梱包に使用する段ボールなどになります。
また、総じて、購買要求を作成した部門のことを、要求部門と言います。実際に要求部門という部門が存在するということを意味しているわけではなく、あくまで、購買要求を出した部門のことを要求部門と呼ぶ、という点にはご注意ください。
企業によっては、購買要求はメールを一本書く程度の扱いで済ませているケースもありますが、 ある程度の統制を必要とする中小企業、大企業であればシステムに情報を登録することにしているケースが一般的です。
購買要求の承認
購買要求が作成されたら、その要求がもっともなものなのかを要求を作成した部門の中で確認します。問題が無ければ、承認を行い、次のステップに移ります。
承認されない場合は購買をあきらめるか、予算が準備できたときにもう一度購買する、などが考えられます。しかしながら、非在庫管理品は金額も小さいものであるため、承認がされないというケースはあまり考えられません。
それ以前に、金額も小さいので、承認そのものが不要、といったルールを決めている企業もあります。毎年、どの程度のお金を非在庫管理品の購入に使用していいか、といった点を金額で決めてしまうか、あるいは売り上げの数％、といった形で定めて置き、それを超えない範囲であればいつでもいくらでも買っていい、という風に規定している企業もあります。
購買発注の作成
購買要求が承認されると、次は実際に購入をしてくれる購買部門へ情報の伝達をすることとなります。
大規模な企業になると、購買活動を専門的に実施してくれる購買部門というものがあります。ここでは大規模製造業をイメージし、購買部門が購買部門を登場させましたが、企業によっては購買部門が存在しないケースもあります。
承認された購買要求を購買部門が受け取り、購買発注を作成します。基本は購買要求として情報が整っていれば、何も問題なく購買発注を作成できるのですが、購買要求だけでは情報が不十分、あるいは要求部門も決め切れていないといったときは購買部門が要求部門と確認をしながら、必要な項目を埋めることとなります。
ただし、このプロセスは非在庫管理品のプロセスフローになりますので、本当に初めてものを購入するとき以外は何を買うのか、いくつ買うのか、いくらで買うのか、どこから買うのか、といった情報や支払い条件、引き渡し条件は明確に決まっている状況であることが一般的です。
したがって、購買部門が購買要求を基にして購買発注を作成する際に、改めて要求部門に何かしらの確認をしなくてはいけない、というケースは存在しないケースが大半です。
購買発注の承認
購買発注は企業から外部に対しての正式な発注書、注文書を作成するステップとなりますので、統制の観点から承認が必要になります。これも金額によっては承認をスキップする、というケースも企業によってはありますが、こうしたルールは購買管理規定によって定義されることとなります。
非在庫管理品の場合は、購買要求の箇所でも記載しましたが、承認をそもそも不要とするケースや、全体として期末で見たときにもともと取っていた予算を超えないように発注していれば問題ないものとする、という考えを採択している企業も多いです。
発注書の送付
必要な承認も終わったら、正式にSupplierさんに購買発注を行うことになります。ここではSupplierさんに提出する発注書を作成し、送付することとなります。
発注書は紙面で作成することもまだまだ一般的ですが、最近はオンラインで必要事項を入力してもらうことで発注書とみなすケースも多くなってきました。ただし、オンラインで注文している場合においても、PDF形式で発注した内容を出力しておくなどすることで、発注の内容を記録しておくことは必要となります。
eCommerceなんかだと、ポータルから発注した内容をPDFにそのまま発注書として出力できるようにしてくれていることが多いですね。非在庫管理品を専門的に扱うSupplierさんというものもあり、そうした企業は自社独自のポータルを提供していることが多いです。
出荷連絡の受領～物品の受領まで
発注書の送付が終わりましたので、次は出荷連絡の受領から、物品の受領までです。
出荷
Supplierさんは、発注書を受領したら、注文を受けた物品を出荷してくれます。
出荷の連絡
Supplierさんが物品を出荷したら、しばらくはトラック等で輸送中になります。しかしながら、出荷自体は行ったことを伝えるため、ここで出荷の連絡を注文してくれた企業に対して行います。
出荷の際に、自社の物流業者ではなく他社の物流業者を利用している場合は物品につけられた問い合わせ番号や追跡番号などを合わせて連絡し、いつ頃届きそうか、といった情報を伝達することとなります。
ここで取り扱っているものは非在庫管理品であるため、業務的な重要度も低いと判断されているものもあります。そおうした場合は、出荷の連絡も別にいらないです、という扱いにしている企業もあります。
出荷連絡の受領
Supplierさんから出荷連絡の受領をします。電話や、メール、最近は減りましたがFAXも方法としては存在します。
Supplierさんとの間でよく購買が行われる場合は、EDIといったシステム連携をしておくこともあります。その場合、Supplierさんが出荷の連絡をEDIを通じて注文者に対して伝達することが出来ます。
入荷指示の作成
Supplierさんから出荷の連絡を受けたら、その情報に従って、受け入れの準備を始めます。
物品が届くため、倉庫で受け入れの体制を整える必要がありますので、購買部門はいつ頃来るのか、何が来るのか、誰が持ってくるのか、という情報をまとめた入荷指示を作成します。
製造業の場合は毎日ものすごい物量の資材を購買し、受領しているので、受け入れを行う際の人員計画も必要になってきます。そのため、この入荷指示は重要となってきますが、非在庫管理品の場合、そこまで数量を厳密に管理しないため、とりあえず届けばOK,という管理をしている状況になります。
したがって、入荷指示は作成はするものの、非在庫管理品の受領、そして棚入れなどをするために人員計画を大幅に見直す、といったことはあまり実施されません。
このプロセスフローでは、比較的大規模な製造業をイメージしているため、物流/倉庫部門が受領することを前提にしていますが、ものによっては、要求部門が受領するケースもあり、そうした場合は入荷指示を作成しないこととする場合もあります。
入荷指示の受領
購買部門がつくった入荷指示を物流/倉庫部門が受け取ります。入荷指示に記載のある、いつ頃、何が来るのか、という情報を基にして、受け入れの準備を進めることとなります。
このプロセスフローでは、物流/倉庫部門が受領することを前提にしていますが、ものによっては、要求部門が受領するケースもあり、そうした場合は入荷指示を作成しないこととする場合もあります。
物品の受領
Supplierさんが出荷したものをここで受け取ることとなります。
Supplierさんから納品された物品には、納品書が添付されています。これは、Supplierさんにとって確かに納品しました、という証明となる文書なのですが、 ここに物品の受領を行ったというサインを行うこととなります。
サインされた納品書は、物品を運んでくれた業者さんがSupplierさんに返送することとなります。
ここでは、物流/倉庫部門が受領するというプロセスにしてありますが、モノによっては要求部門がそのまま受け取ってしまうケースもあります。
検品、入庫～入庫伝達まで
物品の受領をしましたので、次は検品から、入庫の伝達までです。
検品
入荷指示は実際にモノが届く数日前に作成されますが、実際にモノを受け取る日には紙面としてプリントアウトされたものなどを確認し、実際に届いたものとあっているかどうか、といった確認をすることとなります。
受け取ったものが注文しているものと合致しているか、品質に問題がないかを確認するステップを検品と言います。
この検品というプロセスですが、非在庫管理品の場合は非常に簡便なステップとなります。数量のカウントはしませんので、まずは外観を見て、明らかな異常がないかなどの確認で完了します。
ここでは、物流/倉庫部門が検品するというプロセスにしてありますが、モノによっては要求部門がそのまま受け取ってしまうケースもありますので、その場合は要求部門が検品を行います。
入庫、受領書作成
検品の完了した物品を入庫します。入庫された物品は、その特性に合わせて専用の倉庫や、棚に収められることとなります。
また、既にSupplierさん向けには納品書へのサインを行っていますが、社内的にもきちんと受領したという証明として受領書を作成します。受領書はSupplierさんが物品に添付していた納品書とセットになっているケースもあります。
ここでは、物流/倉庫部門が受領するというプロセスにしてありますが、モノによっては要求部門がそのまま受け取ってしまうケースもあります。 その場合は、要求部門が受領書を作成することとなります。
入庫連絡
入庫が終わったら、注文されたものが利用可能な状況になっていることを購買部門に連絡します。
要求部門が既に受け取っている場合は、この連絡は不要となります。
入庫確認
購買部門は、入庫が完了していることの連絡を受領します。
要求部門が既に受け取っている場合は、この連絡は不要となります。
入庫伝達
購買部門は、入庫が完了していることを要求部門へ伝達します。
要求部門が既に受け取っている場合は、この連絡は不要となります。
入庫伝達の受領
要求部門は入庫完了の伝達を受けます。 要求部門が既に受け取っている場合は、この連絡は不要となります。
請求書の作成
Supplierさんは、注文先に対して物品を引き渡し、納品書へサインをもらった後、請求書の作成を行います。
請求書の送付
作成した請求書は、Supplierさんから郵送、メール、EDI、FAX等を用いて注文先に届けられます。
請求書の受領～支払いの転記まで
さて、入庫まで終わりましたので、あとは請求書を受領し、支払いを行うまでのプロセスを見てみましょう。
請求書の受領
Supplierさんが送付した請求書を受領します。
請求書照合
Supplierさんが送付した請求書には、関連する注文書、発注書の番号が記載されています。その情報を手掛かりにして、請求されている金額と、注文した内容が合致しているか、また受領は既に完了しているのか、という情報を確認します。
請求書照合としては、注文書の金額や受け取る予定の物品の数量と、請求書上の内容があっているかを照合します。
請求書の転送
請求書照合の結果、発注内容と請求内容が合致していれば、請求書の情報を会計部門に転送し、転記を依頼します。
請求書の転記
会計部門は請求書を受領し、買掛債務として転記します。
支払い実行
買掛債務に対しては支払いが必要となります。財務部門が支払いについて承認を行い、支払いが実行されます。
支払いの転記
支払いが実行された場合、その内容を会計部門が転記し、前のステップで記録しておいた買掛債務を消し込みます。
終わりに
非在庫管理品のプロセスフローをまとめてみました。この他にもいくつかプロセスフローをまとめておりますので、ご興味のある方はまとめ記事からご確認をお願いします。