こちらの投稿では、現在コンサルで業務プロセス設計およびSAP導入をしている投稿者が、購買管理業務の概要解説投稿のまとめを行っております。他にもSAPにおけるSCM領域の記事を投稿しておりますので、気になる方はSCM関連記事のまとめをご覧ください。
また、こちらの記事は業務よりの目線で記述していますが、よりSAPの目線で購買管理について確認されたい方も同様に関連記事をご確認ください。なお、購買管理は以前にも似たような記事を書いているので内容が一部重複しますが、そこはご了承ください。
Agenda
本投稿の想定読者
- SAP導入プロジェクトで購買管理領域を担当されるコンサルタント、システム部門の方
- SCM領域のうち、特に購買管理領域について知りたい方
期待できるメリット
- 購買管理領域における業務プロセスがわかる
- 購買管理領域のプロセスフローのサンプルが見れる
この記事を読まれた方向けの関連記事まとめ
以下に、購買管理の一般的なシナリオや、ちょっと特殊なシナリオなどをまとめた記事へのリンクを掲載致します。ご興味のある方は確認して頂けたらと思います。
購買管理とは？
購買活動を管理すること
購買管理とは、何でしょうか。
言葉の通り、企業の購買活動を管理する業務です。購買というのは、ものを買う行為です。ものを買うという行為を、初めから終わりまで管理することを購買管理といいます。企業によって、さまざまなシナリオがありますが、以下のようなものが購買管理の対象となる、購買活動です。
- 商社が販売を行うための商品を買う
- 自動車の製造会社が、自動車を作るための部品を買う
- ベンチャー企業がオフィスで使うために、 おしゃれな椅子を買う
- コンサルティングファームが、ブレストに使うための高級ノートを買う
- WEB企業が自社サービス提供のためにサーバーを買う
- IT企業がフリーランスのシステム導入サービスを買う
サービスを利用するという行為も、サービスを買っていることになりますので、購買活動となります。外注と言ったり、業務委託と呼ばれるものも同様で、購買活動になります。
買って終わりではありません
購買管理の業務は、買って終わりではありません。買ったものが、きちんと倉庫に届けられたか、あるいはサービスであればきちんとサービスを提供されたのか、といったところまでを管理すること含まれます。
頼んだ数量がきちんと届けられていないのであればクレームを入れて残りの数量を届けてもらうか、あるいは請求される金額を減らすといったことも必要になりますし、サービスが事前に合意していた品質に達していないのであれば当初の予定完了期日よりもサービスの提供期間を延長してもらう、といったコミュニケーションを仕入れ先とする必要性も出てきます。
さらには、企業によるのですが、例えばものとして存在している、つまりサービスではないものを買ったのであれば、数量の管理などもしていく必要があり、こうした在庫管理の業務も購買管理の一環とする企業もあります。
購買管理の目的
効率化、可視化、統制
なぜ購買管理をする必要があるのか、と言いますと、それは購買行為を効率化し、購買状況を可視化することで、企業内で統制（ガバナンス）をかけるためです。
まず、なにかを買いたい！となったときに、あらかじめ決まった手順がないとあまりに非効率です。誰がどこの誰に対して連絡するのかとか、なにかを買いたいと思ったときに毎回手順を確認するのは疲れます。
購買管理がきちんとされていると、そもそも誰が発注を出すのか、入庫するのか、ということが決まっていますので、買いたい！と思った人はその要求を出すだけでいったんOKです。
また、購買管理がきちんとされると、今どこまで購買活動が進んでいるのかがわかります。
買いたいという要望があったものの、部門長がNGを出してとん挫しているのか、それともすでに発注済みで入荷待ちなのか、実は倉庫に来ていました、とか、こういった情報が可視化されるのです。最終的には、いつお金を払う必要が出てくるのか、その金額は、という情報も可視化されます。
加えて、購買管理をすることは統制の点でも重要です。
購買管理がきちんとされていない状態ですと、Aさんが自宅宛てに高性能パソコンを納品し、それを会社のお金で払い、データはどこにも残らない、という非常に悪い状況が発生する可能性があります。こんな会社があると、経営層がきちんと統制をかけていないことに責任を取ることになり、投資家からも資金を引き上げられる可能性もあります。
企業の活動を効率化、可視化し、そして関係各社のためにも統制をかけることが、購買管理の目的なのです。
購買管理のプロセス - ステップ
要求、発注、入荷指示、入庫、請求書照合
以下の図をご覧ください。非常にざっくりとした説明ですが、購買管理業務はこうしたプロセスをたどります。詳細にみていくと各企業で差異が生まれますが、大きな視点で見るとこの流れになるのはどこの企業でも同じです。
購買要求の作成
まず、第一ステップとして、ものを買いたい！という要求が出されるステップです。購買要求と呼ばれるドキュメント、伝票、申請書の位置づけのファイルを作成されます。
購買要求は英語ではPR：Purchase Requisitionと表現します。
これを作成することで、誰が、何をいくつ、いつほしいと言っていた、という情報が後で見返してもわかります。統制の関係上、いきなり発注して、いきなり買うということはしません。
そこまで統制をかけていない企業であっても、メールで購入を行いたいと思った人が上司などに何をいくつ、何の目的で購入するのか、という内容を記述し、承認を取得するということをしているのが一般的でしょう。
購買要求に対しても承認行為を行うことが一般的ですので、部門長、マネージャーなどのある程度偉い人は購買要求を自分で出すということはしません。実際には自分で使う用途だったとしても、部下に購買要求を出させる、あるいは部門として購買要求を出させて、それを自分で承認する、ということをやっています。
きちんと統制をかけるためには、ものを使う人と買うという行為をする人を分けます。そのため、購買要求と、購買発注は別のステップになります。
購買発注の作成
購買要求が出され、それを買ってもOKと判断がされていれば、購買発注を行います。購買要求は社内だけの話でしたが、購買発注となると、社外に正式に買いたい！という連絡がされることになります。
ここでは、発注書、あるいは契約書が作成され、発注先に送られます。
購買発注は、英語ではPO：Purchase Orderと表現します。
価格などは事前に見積もりを取っておくか、すでに2022年の間は100円で売ります、などの包括契約などがある場合はその価格となります。発注においては支払い条件や引き渡し条件などもあらかじめ決めた状態で、これらの条件は明記した発注書を作成することとなります。
入荷指示の作成
購買発注を行った後、発注先から準備できたので送りますねー、と連絡があったら、入荷指示を行います。
例として、車の部品などを買ったときは、それがトラックに乗って今運ばれています、という連絡をうけたと思ってください。企業内では、その連絡に従って、そろそろ来るかもしれない、という連絡を関係者にしておかないといけません。
車の部品を受け取るのは本社ではなく、倉庫の人たちあるいは工場の人たちになるので、その人たちに連絡をして、準備しておいてもらうことが目的です。
ここで作るのが、入荷指示と呼ばれるものです。入荷指示は、英語ではIBD：Inbound Deliveryと表現します。
なお、サービスを購入しているときなどは入荷指示が出ても倉庫に何か物が届くわけではないので、スキップするケースが一般的です。
受領書を作成する
実際にモノが届いて、受け取る、というのがこのステップです。受領を行った証として、受領書を作成します。
受領書はGR：Goods Receiptと表現します。
このあと、受け取ったものがきちんと動くのか、注文していたものと同じ数量か、同じ型番か、などをチェックします。チェックの結果、問題がないことを確認出来たら、買掛金などの債務を認識します。
サービスを購入している場合は、サービスが始まって、要望通りに動いていることが確認できるか、あるいはシステム導入などであればシステム導入が成功に終わった場合に受領書を作成し、債務を認識します。サービスのように実体のあるものではなかったとしても、受領書の作成は必要となるわけです。
請求書照合
ものを受け取った後、発注先は企業に対して請求書を送ってきます。請求書を受け取ったら、金額があっているのか、請求されている内容と受領したものが一致しているか、確認を行います。
これが請求書照合となります。請求書照合は英語ではIV：Inovice Verificationと表現します。
一致していれば、請求内容は正しいので、支払い条件に従って入金を行うステップにつながっていきます。ここでは、請求書照合を行った結果をシステムに残すこととなります。
一致していなければ、なぜ一致していないのかを調べて、金額の修正等のアクションを取っていくことになります。
終わりに
以上が購買管理の業務プロセスの概要でした。この他にも、購買管理のシナリオのまとめや、各シナリオのプロセスフローなどをまとめていますので、ご興味のある方はまとめ記事のほうから確認して頂けますと幸いです。