こちらの投稿では、現在コンサルで業務プロセス設計およびSAP導入をしている投稿者が、購買管理業務のシナリオをまとめております。
購買管理業務と一口に言っても、取り扱うものによっては管理する際の方法やプロセスフローも異なりますので、それらのシナリオを分ける要素と、結果としてどのようなシナリオが一般的に存在するのか、といった点をまとめております。
他にもSAPにおけるSCM領域の記事を投稿しておりますので、気になる方はSCM関連記事のまとめをご覧ください。購買管理の業務については、こちらに関連記事をまとめております。
また、こちらの記事は業務よりの目線で記述していますが、よりSAPの目線で購買管理について確認されたい方も同様に関連記事をご確認ください。
Agenda
本投稿の想定読者
- SAP導入プロジェクトで購買管理領域を担当されるコンサルタント、システム部門の方
- SCM領域のうち、特に購買管理領域について知りたい方
期待できるメリット
- 購買管理領域における業務プロセスがわかる
- 購買管理領域のシナリオの要素がわかる
購買管理業務のシナリオを分ける要素とは？
まずは以下の図をご覧ください。購買管理業務のシナリオを分ける要素として、主なものは以下の3つであると考えています。
主たる事業に関連するか？
1つ目の要素は、主たる事業に関連するかどうか？です。
例えば、製造業であれば、製造に使用する部品、原材料、半完成品などを購入することが考えられます。あるいは、自社だけでは製造を賄いきれないといったときは、他社あるいは子会社に製造業務を外注するといったこともあります。こうしたときに、行われる物品やサービスの購買は自社の主たる事業に関連した購買である、と考えることが出来ます。
あるいは、卸、流通業であれば販売することを目的として仕入れを行うこととなりますが、ここで行われる仕入れも、自社の主たる事業に関連した購買であると考えることが出来ます。
別の表現をすると、最終的に収益を生み出すことに関係する購買であるかどうか、という意味合いとなります。重要な点は、こうした主たる事業に関連する購買と、そうではない購買を明確に分ける必要がある、ということです。
それでは、主たる事業に関連しない購買とは一体どんなものか、考えてみましょう。
例えば、自社従業員が使用することを目的に購入するPC、モニター、あるいはオフィスの椅子やデスクなどですね。こうしたものも購買である点は一緒ですが、先に取り上げた製造に使用する部品の購買などとは属性が大きく異なることがご理解いただけると思います。
具体的にどんな違いが出てくるのかと言えば、会計の視点でいえば製造原価、販売原価に直接的に算入されるものとそうでないもの、といった違いが出てきます。また、購入したものをどこまで厳密に管理しなくてはいけないのか、品質についてもどこまで厳密に管理しなくてはいけないのか、といった在庫管理の観点でも違いが出てきます。
こうした違いによって、社内におけるプロセスフローも大きく変わってきますので、まず購買管理のシナリオを分ける要素として、自社の主たる事業に関連する購買であるか否か、という点が必要になってきます。
物品が存在するか？
2つ目の要素は、物品が存在する購買かどうか、です。
広告宣伝を依頼するケース、コンサルティングサービスを依頼するケース、またはソフトウェアライセンスなどを購入するケースというものがありますが、これらが物品が存在しないケースに相当します。
物品が存在しない場合、何をもって購買したものを受領したという扱いにするのか、という点が物品が存在するケースと比較して大きく変わってきます。
物品がある場合はシンプルで、届いた物品が注文書通りのスペックになっているか、数量があっているか、などが確認できることで受領したという扱いをすることになりますが、物品がない場合は、個別に設定するケースがあります。
コンサルティングサービスを例にとると、あらかじめ合意した品質で、期待されていた成果が実現されているかどうか、という点で確認が取れた場合に正しく購買したものが受領された、という扱いをすることになります。このように、きちんと受領した、という証明を残すことを検収と言います。
また、物品があるケースでは倉庫などで担当者が物品を受領することになりますが、物品がない場合は要求を出した部門の担当者が実際にサービスを受ける、といったことになる違いもあります。
よって、物品があるケースと無いケースでは、検収の基準が異なり、また誰が購買したものを受け取るのか、という点も違ってきますので、シナリオとして分けておく必要があります。
在庫管理の対象か？
最後は、在庫管理の対象となるかどうか、です。これは、主たる事業に関連し、そして物品もあるケースにおいて確認しておかなくてはいけない事項となります。
在庫管理をするものというのは、受領した物品の数をきちんと数えて、特定の場所に保管しておいて、出荷したり製造によって消費した場合はそのときも減った数をきちんと数えておく、といった管理をするものとなります。
在庫管理はそれだけで別の投稿が書けるくらいのボリュームがありますので、いったんここでは簡単な説明にとどめておきますが、在庫管理をしないものというのは、このように数を数えたり厳密にしないものとなります。
例を挙げるならば、ネジやばねといった、比較的小さいなどの理由から数えることが困難なものが該当します。この他にも、オイルや蒸留水など、単位がmlなどで個数で管理が出来ないもの、または段ボールなどの梱包に使用するものも含まれます。
こうしたものは、数を明確に数えることが難しい、あるいはそもそもそこまで労力をかけて管理することに意義がないとされるため、厳密に管理しておくものではないという扱いがされます。
プロセスの観点では、受領後の品質チェックのステップが簡易的なものになっていたり、購買における承認ステップが他の購買のケースと比べて少なく設定されていたりします。
こうした違いが存在するので、在庫管理の対象品とそうでないものの区別はしておく必要があるのです。
主な購買シナリオ一覧
それでは、主な購買のシナリオをの一覧を見てみましょう。以下に図解しています。
一部、MECEではないものもあるのですが、MECEに表現しようとすると、品目の特性ごとに分ける必要が出てきてしまうため、簡便的なまとめ方にしている点をご了承ください。
なお、プロセスフローは別投稿にまとめておりますので、よろしければそちらもご確認ください。
在庫管理品
在庫管理品の購買では、製造業においては製造に使用する部品、原材料、半完成品の購入、流通業において販売を行う対象である仕入れを行います。特に、その中でも在庫管理を行う対象の購買を扱います。
購入の際には承認が必要になりますし、購買部門という購入を行う専門の部門がSupplierさんとのやりとりを行うことになります。
また、厳密な在庫管理が必要であり、購入した物品は自社の製造拠点や倉庫に運び込まれ、入念な品質チェックを行うこととなります。
非在庫管理品
非在庫管理品の購買では、 主たる事業に関連する物品ではあるものの、在庫管理を厳密に実施しないものを取り扱います。製造業、流通業においては個数管理が難しい部品、原材料などが該当します。
非在庫管理品は高価ではないものも含まれるため、そうしたものは金額次第ではあるものの、購入する際に承認ステップが在庫管理品に比べて少なく設定されているケースもあります。
また、製造拠点や自社倉庫に運び込まれた後、品質チェックをスキップするケースもあります。
サービス、外注
物品が存在せず、外注業務、特定の専門的なサービス、またはソフトウェアのライセンスを購入するケースです。
物品がある場合は受領して品質チェックをパスすることでSupplierさんは請求書を送ってくるフローとなりますが、サービスの場合は事前に期間を合意している場合は一定の期間に応じてサービスを提供され、その実績に応じて請求を受けるという点が差異となります。
ソフトウェアライセンスの場合はオンラインで即時利用可能となるケースもありますので、この場合は物品が存在するケースと似ているのですが、物品が無いケースはいずれも要求部門がきちんと受領したということを社内で確認、周知する必要があります。
倉庫などで物品を受け取るわけではないので、要求部門がきちんと、発注した通りのものが提供されたかどうかを確認するというステップが必須になってきます。
一般購買、消耗品、間接購買
こちらのシナリオは、主たる事業には直接的な関係がない購買となります。
オフィスで使用する家具、筆記用具、PCなどの消耗品の購入になるので、消耗品購買と表現したり、一般購買、間接購買と表現することもあります。自社では、あるいはお客様の現場ではどんな言葉が使用されているか確認しましょう。
他のシナリオとの違いは、購買部門が関与するケースが少ないということと、倉庫で受け取るものではないということですね。
不動産、ユーティリティ
最後に、不動産、ユーティリティ関連の取引を扱います。これらは、なにかしらの物品やサービスを購入しているので、購買という表現が出来なくもないですが、購買管理の業務からは外れます。
まず、不動産ですが、自社ビルや、製造拠点を作るために土地を買う、ビルを買う、などのケースが該当します。購入しているという表現は出来るのですが、これらは不動産であり、購入後に最終的に販売されるものではないため、購買管理の対象とはなりません。
不動産を購入して、最終的に販売するケースでは購買管理業務と言えるかもしれませんが、そうではない場合はこれらは固定資産の取引になり、会計上の観点でも在庫になりません。したがって、購買管理の対象とはなりません。
つぎに、ユーティリティですが、これは水道料金、電気代、などの光熱費、あるいは賃料などです。これらもサービスを買っているという表現が出来なくもないですが、主たる事業には直接的に関連しませんし、在庫もしません。したがって、これらも購買管理の対象とはなりません。
どちらかと言えば、財務管理の業務に包含されるプロセスだと考えて頂ければと思います。
終わりに
以上が、購買管理のシナリオを分ける要素、そして主な購買管理シナリオでした。プロセスフローも別の記事にまとめていますので、まとめ記事からご確認頂けますと幸いです。