本投稿では、現在コンサルで業務プロセス設計およびSAP導入をしている投稿者が、在庫管理品の購買管理のプロセスフローを解説しております。
この他にも購買管理関連の投稿はこちらにまとめがあります。また、購買管理に限らずSCM関連の記事はこちらのSCM関連記事まとめをご覧になってください。
Agenda
本投稿の想定読者
- SAP導入プロジェクトで購買管理領域を担当されるコンサルタント、システム部門の方
- SCM領域のうち、特に購買管理領域について知りたい方
期待できるメリット
- 購買管理領域における業務プロセスがわかる
- 購買管理領域のプロセスフローのサンプルが見れる
在庫管理品とは
まずは在庫管理品とは何だったか、おさらいをしていきましょう。在庫管理品とは、物品として存在していて、製造などの主たる事業に活用する品目で、かつ数量管理などを厳密に行うもののことです。
製造業としては、ここで購入するものが製造原価になっていきますし、一つ一つの金額が無視できない程度に大きな金額であるため、数量は厳密に管理し、何個が製造で消費され、何個が追加で入庫されたのか、といった情報を管理していく必要があります。
こうした、厳密な管理をする必要のある品目を在庫管理品と言います。
それでは、こうした在庫管理品の購買のプロセスフローを見ていきましょう。
購買要求の作成～発注書の送付まで
各プロセスフロー内のタスクについて、以下詳述しております。なお、製造業をイメージしながらプロセスフローを作っています。
まずは購買要求の作成から、発注書の送付までを見ていきましょう
購買要求の作成
最初のステップは購買要求の作成です。購買要求を作成する部門として、このプロセスフローでは、製造部門と記載しておりますが、製造業であれば在庫管理品は部品や原材料になるので、製造業が購買要求を作成するものとしています。
もし、流通業などで製造をしていない企業であれば、購買要求は営業部門が作成することとなります。営業部門が販売するものを企業として購入するのですから、当然その購入するという活動の責任は営業部門にあるわけです。場合によっては、営業部門の代わりに物流、倉庫部門といった部門が購買要求を作成することもありますが、これはかなり例外的なケースと言えるでしょう。
また、総じて、購買要求を作成した部門のことを、要求部門と言います。実際に要求部門という部門が存在するということを意味しているわけではなく、あくまで、購買要求を出した部門のことを要求部門と呼ぶ、という点にはご注意ください。
企業によっては、購買要求はメールを一本書く程度の扱いで済ませているケースもありますが、ある程度の統制を必要とする中小企業、大企業であればシステムに情報を登録することにしているケースが一般的です。
購買要求の承認
購買要求が作成されたら、その要求がもっともなものなのかを要求を作成した部門の中で確認します。問題が無ければ、承認を行い、次のステップに移ります。
承認されない場合は購買をあきらめるか、予算が準備できたときにもう一度購買する、などが考えられます。
金額がとても小さい場合などは、購買要求に対して承認を必要としない、といったルールを決めている企業もあります。企業のルールとして購買管理規定というものを定義していることが一般的なのですが、そうした規定があればその中で承認を行うもの、承認をせずとも良いものが定義されています。
なお、承認者である方は企業内でも偉い方、そして忙しい方になるので、購買要求の承認を適時にしてくれないことが多々あります。そうしたケースにおいては、承認者に対してメールでフォローアップしてあげたり、あるいはダッシュボード上で誰のところで承認が止まっているのかがわかるようにする仕組みなどが必要になります。
購買発注の作成
購買要求が承認されると、次は実際に購入をしてくれる購買部門へ情報の伝達をすることとなります。
大規模な企業になると、購買活動を専門的に実施してくれる購買部門というものがあります。ここでは大規模製造業をイメージし、購買部門が購買部門を登場させましたが、企業によっては購買部門が存在しないケースもあります。
承認された購買要求を購買部門が受け取り、購買発注を作成します。基本は購買要求として情報が整っていれば、何も問題なく購買発注を作成できるのですが、購買要求だけでは情報が不十分、あるいは要求部門も決め切れていないといったときは購買部門が要求部門と確認をしながら、必要な項目を埋めることとなります。
例えば、支払い条件や引き渡し条件が未定であれば、それらを確認してほしいと購買部門から要求部門へ連絡がされ、要求部門がSupplierさんと会話し、その結果を購買部門が購買発注作成の際に使用します。
あるいは、入札形式でSupplierさんを決定する場合は、どのSupplierさんに購買発注を出すのかが決まっていないケースとなります。そうした場合は、購買部門が複数の候補Supplierさんに購買要求を基にした情報開示を行い、入札をしてもらい、その結果を見て最終的に購買部門がSupplierさんを一つに決定し、購買発注を作成するという流れになります。
購買発注の承認
購買発注は企業から外部に対しての正式な発注書、注文書を作成するステップとなりますので、統制の観点から承認が必要になります。これも金額によっては承認をスキップする、というケースも企業によってはありますが、こうしたルールは購買管理規定によって定義されることとなります。
発注書の送付
必要な承認も終わったら、正式にSupplierさんに購買発注を行うことになります。ここではSupplierさんに提出する発注書を作成し、送付することとなります。
発注書は紙面で作成することもまだまだ一般的ですが、最近はオンラインで必要事項を入力してもらうことで発注書とみなすケースも多くなってきました。ただし、オンラインで注文している場合においても、PDF形式で発注した内容を出力しておくなどすることで、発注の内容を記録しておくことは必要となります。
eCommerceなんかだと、ポータルから発注した内容をPDFにそのまま発注書として出力できるようにしてくれていることが多いですね。
出荷連絡の受領～物品の受領まで
発注書の送付が終わりましたので、次は出荷連絡の受領から、物品の受領までです。
出荷
Supplierさんは、発注書を受領したら、注文を受けた物品を出荷してくれます。
出荷の連絡
Supplierさんが物品を出荷したら、しばらくはトラック等で輸送中になります。しかしながら、出荷自体は行ったことを伝えるため、ここで出荷の連絡を注文してくれた企業に対して行います。
出荷の際に、自社の物流業者ではなく他社の物流業者を利用している場合は物品につけられた問い合わせ番号や追跡番号などを合わせて連絡し、いつ頃届きそうか、といった情報を伝達することとなります。
出荷連絡の受領
Supplierさんから出荷連絡の受領をします。電話や、メール、最近は減りましたがFAXも方法としては存在します。
Supplierさんとの間でよく購買が行われる場合は、EDIといったシステム連携をしておくこともあります。その場合、Supplierさんが出荷の連絡をEDIを通じて注文者に対して伝達することが出来ます。
入荷指示の作成
Supplierさんから出荷の連絡を受けたら、その情報に従って、受け入れの準備を始めます。
物品が存在する場合は倉庫で受け入れの体制を整える必要がありますので、購買部門はいつ頃来るのか、何が来るのか、何個来るのか、誰が持ってくるのか、という情報をまとめた入荷指示を作成します。
製造業の場合は毎日ものすごい物量の資材を購買し、受領しているので、受け入れを行う際の人員計画も必要になってきます。そのため、この入荷指示は重要となってきます。
このプロセスフローでは、比較的大規模な製造業をイメージしているため、物流/倉庫部門が受領することを前提にしていますが、ものによっては、要求部門が受領するケースもあり、そうした場合は入荷指示を作成しないこととする場合もあります。
入荷指示の受領
購買部門がつくった入荷指示を物流/倉庫部門が受け取ります。入荷指示に記載のある、いつ頃、何が来るのか、という情報を基にして、受け入れの準備を進めることとなります。
このプロセスフローでは、物流/倉庫部門が受領することを前提にしていますが、ものによっては、要求部門が受領するケースもあり、そうした場合は入荷指示を作成しないこととする場合もあります。
物品の受領
Supplierさんが出荷したものをここで受け取ることとなります。
Supplierさんから納品された物品には、納品書が添付されています。これは、Supplierさんにとって確かに納品しました、という証明となる文書なのですが、 ここに物品の受領を行ったというサインを行うこととなります。
サインされた納品書は、物品を運んでくれた業者さんがSupplierさんに返送することとなります。
ここでは、物流/倉庫部門が受領するというプロセスにしてありますが、モノによっては要求部門がそのまま受け取ってしまうケースもあります。
検品、入庫～入庫伝達まで
物品の受領をしましたので、次は検品から、入庫の伝達までです。
検品
入荷指示は実際にモノが届く数日前に作成されますが、実際にモノを受け取る日には紙面としてプリントアウトされたものなどを確認し、実際に届いたものとあっているかどうか、といった確認をすることとなります。
受け取ったものが注文しているものと合致しているか、品質に問題がないかを確認するステップを検品と言います。企業によっては、精密機械を扱う場合など、検品にかなり時間を要するケースもありますが、ここで検品を終えたものが、入庫されることとなります。
ここでは、物流/倉庫部門が検品するというプロセスにしてありますが、モノによっては要求部門がそのまま受け取ってしまうケースもありますので、その場合は要求部門が検品を行います。
入庫、受領書作成
検品の完了した物品を入庫します。入庫された物品は、その特性に合わせて専用の倉庫や、棚に収められることとなります。
また、既にSupplierさん向けには納品書へのサインを行っていますが、社内的にもきちんと受領したという証明として受領書を作成します。受領書はSupplierさんが物品に添付していた納品書とセットになっているケースもあります。
ここでは、物流/倉庫部門が受領するというプロセスにしてありますが、モノによっては要求部門がそのまま受け取ってしまうケースもあります。 その場合は、要求部門が受領書を作成することとなります。
入庫連絡
入庫が終わったら、注文されたものが利用可能な状況になっていることを購買部門に連絡します。
要求部門が既に受け取っている場合は、この連絡は不要となります。
入庫確認
購買部門は、入庫が完了していることの連絡を受領します。
要求部門が既に受け取っている場合は、この連絡は不要となります。
入庫伝達
購買部門は、入庫が完了していることを要求部門へ伝達します。
要求部門が既に受け取っている場合は、この連絡は不要となります。
入庫伝達の受領
要求部門は入庫完了の伝達を受けます。 要求部門が既に受け取っている場合は、この連絡は不要となります。
請求書の作成
Supplierさんは、注文先に対して物品を引き渡し、納品書へサインをもらった後、請求書の作成を行います。
請求書の送付
作成した請求書は、Supplierさんから郵送、メール、EDI、FAX等を用いて注文先に届けられます。
請求書の受領～支払いの転記まで
さて、入庫まで終わりましたので、あとは請求書を受領し、支払いを行うまでのプロセスを見てみましょう。
請求書の受領
Supplierさんが送付した請求書を受領します。
請求書照合
Supplierさんが送付した請求書には、関連する注文書、発注書の番号が記載されています。その情報を手掛かりにして、請求されている金額と、注文した内容が合致しているか、また受領は既に完了しているのか、という情報を確認します。
請求書照合としては、注文書の金額や受け取る予定の物品の数量と、請求書上の内容があっているかを照合します。
請求書の転送
請求書照合の結果、発注内容と請求内容が合致していれば、請求書の情報を会計部門に転送し、転記を依頼します。
請求書の転記
会計部門は請求書を受領し、買掛債務として転記します。
支払い実行
買掛債務に対しては支払いが必要となります。財務部門が支払いについて承認を行い、支払いが実行されます。
支払いの転記
支払いが実行された場合、その内容を会計部門が転記し、前のステップで記録しておいた買掛債務を消し込みます。
終わりに
在庫管理品のプロセスフローをまとめてみました。この他にもいくつかプロセスフローをまとめておりますので、ご興味のある方はまとめ記事からご確認をお願いします。