【ざっくり解説】SAP Signavioのモジュール概要説明 – Process Manager, Process Governance, Collaboration Hub

皆さん、こんにちわ。最近、SAP社がSAP Signavioというツールを押し出しているのをご存じでしょうか。

2022年のSAP Sapphire TokyoでもこちらのSAP Signavioは紹介されており、こちらの記事では「現状のビジネスプロセスを可視化し、ボトルネックを洗い出して改善や簡素化を図るビジネスプロセスマイニングツール」であると説明がされています。

しかしながら、実際にはSAP Signavioは単なるプロセスマイニングツールではなく、業務プロセス管理(BPM :Buisness Process Management)の全体をサポートし、企業の変革の手助けを行うものです。このあたりが正しくメッセージとして伝えられていない気がして非常に残念でなりません。

コンサルティングファームで長らく働いている身としては、業務プロセス管理が出来ていないお客様が非常に多いという実態はよく知っており、この点でSAP Signavioは多くの企業にすでに入り込んでいるSAP社が提供しているということもあり、業務プロセス管理という活動を企業に根付かせることが出来るのではないか、と個人的にも大きな期待感を抱いています。

本投稿では、SAP Siganvioの持つモジュールの全体像の説明から、個別モジュールの機能のご紹介を行っています。まずはProcess Manager、Process Governance、Process Collaboration Hubまでを取り扱っております。

SAP Signavioは業務プロセス管理のソリューションであり、SAP導入プロジェクトの中でも活用できるツールという立ち位置になりますので、これから業務プロセス管理に取り組もうとされている事業会社の方や、業務プロセス管理のプロジェクトに関与されるかもしれないコンサルタントの方にとっては、知っておいて損はない情報になっているかと思います。ぜひ、お付き合い頂けますと幸いです。

Agenda

想定読者

SAP Signavioのモジュール全体像を理解したい方
SAP Signavioのモジュールごとの機能について理解されたい方

SAP Signavioは業務プロセス管理のソリューション

SAP Signavioは業務プロセス管理を行うソリューション群となります。

形態としてはクラウドで提供されており、モジュールによって異なるもののユーザーライセンス形式、あるいはデータボリュームに応じて課金がされる方式であり、業務部門のユーザーの皆様が業務を可視化、分析可能な状況にし、改善していく際に使用していくというイメージとなります。

モジュール全体像

まず、モジュール全体像をご紹介します。

SAP Signavioは７つのモジュールで構成されています。大まかに機能を説明しますと、以下のようになります。

SAP Signavio Process Manager
- 業務プロセスのフローを記述する
SAP Signavio Process Governance
- 業務プロセスの承認管理をする
SAP Signavio Process Collaboration Hub
- 業務プロセスを部門横断で共有する
SAP Signavio Process Automation
- 業務プロセスを自動化する
SAP Signavio Process Insights
- 業務プロセスの実行状況を監視する（指標を表示する）
SAP Signavio Process Intelligence
- 業務プロセスの実行状況を監視する（タスクレベル）
SAP Signavio Journey Modeler
- 顧客体験、従業員体験を起点に業務プロセスの変革活動を描く

それでは、ひとつひとつ、機能をご紹介してまいりたいと思います。今回の投稿では、まずはProcess Manager、Process Governance、Process Collaboration Hubまでを取り扱っております。

Process Manager

プロセスモデリングのツール

Process ManagerはSAP Signavioのコアモジュールであり、プロセスモデリングを行うツールとなります。要は、業務プロセスフローを記述する、作成するためのツールということになります。

従来、SAP導入プロジェクトではパワーポイントやVisio、Excel等で記述されてきた業務プロセスフローですが、こうしたOfficeツールで作成を行いますと管理面や作成・レビュー効率の面でいろいろと問題があるため、こうしたプロセスモデリングにツールを活用すべきという考えが欧米を中心に一般的になりつつあります。画面イメージは以下のようになります。

画面左にオブジェクトの一覧が配備されており、そこからドラッグアンドドロップで画面中央の作図領域にオブジェクトを運ぶことで業務プロセスフローを作成することが可能となります。

日本ではまだまだパワポ、Excelで十分業務プロセスフローは記述できる、という考えが根強いため、わざわざ追加で費用払ってまでツールを新たに用いる必要はないのでは、という考えはありますが、そうした意見に対するメッセージについては後程触れますので、ひとまず機能についてご紹介させて頂きます。

階層管理が可能

SAP Signavioでは、業務プロセスフローを階層管理することが可能です。

業務プロセスフローを作成する目的のひとつには関係者の認識を共通なものとして、議論の土台とすることで、どこに問題があるのか、どこを変えるべきなのか、どう変えるべきなのか、という検討をしやすくするという面がありますが、その際に使用される業務プロセスフローは、関係者の役職や議論の焦点に応じて粒度を分ける必要があります。

例えば、執行役員間で自社のあるべきバリューチェーンに関する議論をしようとしているときに活用する業務プロセスフローが、「受注伝票を販売管理システムに保存したらその次に受注伝票を倉庫管理システムに連携する」というような細かなレベルまで記載をしたものですと粒度感が細かすぎて議論がしにくい、ということになるわけです。

逆に、現場の従業員が業務効率性を向上するための施策を検討しようとしているときに活用する業務フローが「受注の次は出荷、その次は請求を行う」というようなレベルだと施策の検討が難しいという状況に陥ります。

しかしながら、どちらのレベル感でも業務プロセスを記述したものであることに違いはないため、これらを管理するためにSAP Signavioは階層管理というものを活用しています。

SAP Signavioでは、業務プロセスを以下の６つのレベルに分け、階層管理を行うことを推奨しています。階層を下に降りるにしたがって、より詳細になっていくイメージとなります。SAP 導入プロジェクトでは一番下の階層のものを作成することになります。

なお、この６つのレベルにするのはあくまで推奨になるので、企業によって４階層で十分とするケースもありますが、SAP Signavioを活用する際にはどの階層にどこまで細かな情報を記述するのか、というポリシーを決めておくとよいでしょう。

属性情報の付与で業務詳細まで管理可能

Process Managerでは業務プロセスフローを記述することが出来ますが、業務の流れだけではなく、そこに付随する情報も併せて属性情報（Attribute）として記述することが出来ます

SAP導入プロジェクトでは、業務の流れはパワーポイントで描き、そこに描画された各業務の詳細については別のExcelファイル等でActivity List、あるいは業務詳細文書といった名称で管理するという手法もありますが、そうした詳細な情報をプロセスフローと紐づけて一緒に管理しておくことが出来る、ということになります。

業務プロセスフローを表示した状態で各タスクを選択すると、そのタスクに関係する属性情報を画面右側に表示することが可能で、ここを編集することで属性情報を追加していくことが可能となります。

この属性情報は用途に合わせて増やしていくことが可能で、主に以下のような情報を付与していくことが出来ます。

業務の詳細手順
業務のインプット・アウトプット
関連する法規制・税制等の情報へのリンク
意思決定の際の基準、Decision Table
業務に使用されているシステム
要件ID、設計図書へのリンク

SAP 導入プロジェクトで業務フローや、その説明を行っている文書を作成していくと、複数のファイルの情報が分断され、一方に更新が加わった場合に関係する記述のある文書すべてに変更を反映しなくてはいけない、という作業が発生し、更新漏れが多く発生するのですが、SAP Signavioであれば情報が一元管理されているため、そうしたリスクがある程度低減できるという効果が見込めます。

辞書管理が出来る

Process Managerでは業務プロセスフローを記述する際に使用できる単語の選択肢を辞書登録しておくことが出来ます。

例えば、部門・拠点・システムの名称、業務のインプット・アウトプットとなる帳票類の名称などを辞書に登録しておくことで、業務プロセスフローを記述する際に表記が揺れてしまうというリスクを低減することが出来ます。

事前に辞書登録するという手間は必要になりますが、用語が統一され、情報が一元管理されることでより業務に関する共通認識の構築が容易となるでしょう。

SAP Best Practiceのインポートが可能

Process ManagerではSAP社の提供するBest Practiceを取り込み、業務フローを可視化するということが可能です。

もし、今から業務フローの記述に取り掛かるという状況であれば、すべての業務をゼロから作成するのは非常に骨の折れる作業となります。しかし、Best Practiceの取り込みが出来れば、それがそのまま使えるものではないものの参考情報として活用、あるいは一部の業務プロセスについてはそのまま活用出来るというケースもあるため、業務プロセスの可視化作業にかかる工数が削減されます。

今からSAP導入を行うというタイミングであれば、どの企業もBest Practiceを最大限活用し、標準機能を有効活用するという考えを持っているでしょうから、その点でもBest Practiceの活用は有用です。

バージョン管理機能、変更履歴の自動記録

業務プロセスについて記述するというのがProcess Managerの主な用途ですが、複数のソリューションを検討したいというときは同じ業務プロセスでも複数のパターンが生まれ、それらを比較してみたいということもあるでしょう。

その際は、バージョンを複数作成することで対応が可能です。

また、既存の業務プロセスに対して何かしらの変更を加えるときは変更履歴が自動で記録され、だれがどのプロセスをどう変更したのか、という情報が残ります。

これを用いると、前回のバージョンから今回のバージョンはどのように変更が加わったのか、という点が簡単に特定出来るようになります。

２つのバージョンの業務プロセスフローを左右に並べて比較し、差異をハイライトするという機能があるため、視覚的にもどこだどう異なっているのか、更新されたのか、という点が理解しやすく、レビューの工数が削減される効果が期待できます。

BPMN2.0への準拠状況のチェック

作成した業務プロセスフローですが、保存を行う際にBPMN2.0への準拠を確認されます。

BPMNというのは、Business Process Model and Notationの略で、業務プロセスフローを記述する際に一般的に利用されるお作法に相当します。

Process Managerでは、業務プロセスフローがこのBPMN2.0に準拠しているかどうかを確認する機能があり、もしBPMN2.0への違反がある場合はアラートが出力されます。

企業全体で業務プロセスフローの品質を保ちたい時にこの機能は有用となるでしょう。

他社製の業務プロセスフローも取り込める

Process Managerでは、BPMN2.0に準拠した業務プロセスフローであれば他社のツールで作成された業務プロセスフローであっても取り込むということが可能です。

残念ながらパワーポイントで記述されたものは取り込めないようなのですが、Microsoft Visioで記述されたBPMN2.0準拠のフローや、他社のプロセスマイニングツールで作成されたBPMN2.0準拠のフローは取り込み、Process Manager上で編集可能な業務フローとすることが可能となります。

業務プロセスのシミュレートが可能

記述した業務プロセスに対して、コストや工数の面でのシミュレートを行うことも可能です。

例えば、購買発注業務において処理されるデータのボリューム、アサインされている人員数やコストの情報を定義することで、現状の業務において発生している工数・コストを理解することが可能です。

さらに、とある自動化ソリューションを適用した場合にはどの程度の稼働率になるのか、その結果どの程度人員数や体制を削減できそうか、といったシミュレートを行うことが可能となります。

業務プロセスを現状の姿から変更しようとしたときに、ボトルネックが発生しないかどうかを検証する、または必要最低限な体制を検討する際に利用することが出来るでしょう。画面上部には業務プロセスフローが記述されていますが、それに対する工数・コストの設定を画面下部で実施しています。

こうした前提条件を設定した後で、シナリオのシミュレートを行うことでコストがどの程度発生するのか、またボトルネックが発生するのか、という点をシミュレートできます。

パワポ、Excelではだめなのか？

ここまでで、Process Managerの機能をご紹介してきましたが、従来、多くの企業がパワーポイントやVisio、Excel等で業務プロセスフローを記述しており、「これらのOfficeツールで業務プロセスフローを記述するのではだめなのか？費用を払ってでもデジタルツールを使うべきなのか？」という疑問を持つ方も多いかと思います。

そうした疑問に対しては、「はい、ツールを活用して業務プロセス管理を行うべきです」と私は回答いたします。

その理由は、主に以下のようになります。

情報の一元管理をするため
継続的に使用するため
データと紐づけるため

情報の一元管理をするため

Officeツールで業務プロセスフローを記述すると、ファイルが複数にわたって存在することとなり、情報が分断されてしまいます。

情報が分断されると、どこに最新の業務プロセスの記述があるのか理解できなくなり、関係者の認識が不整合を起こし始め、結果として建設的な議論を進めることが難しくなってしまいます。

業務変革の必要性については認識済みであるものの、議論を行う関係者の間で今の業務はこうなっているはず、という理解が異なるため、そもそも議論が前に進まないという状況になってしまいます。

こうした状況を回避するためには、情報は常に同じ場所にあり、そして最新に保たれている、すなわち一元管理されていることが求められます。

この点、Officeツールでは限界がありますので、デジタルツールを用いた業務プロセスフローの作成と一元管理が重要となります。

継続的に使用するため

Officeツールで業務プロセスフローを記述すると、一度作成した時点で満足してしまい、その後長年にわたって放置されてしまうという事態に陥ります。

その間、実際の業務プロセスに更新がなかったかというとそんなことはなく、業務プロセスフローが更新されずに実際の業務プロセスに変更が加わっている、というのがよくあるケースとなります。

こうなっていくと、やはり関係者間での認識不整合が発生し、部門横断で業務の全体像やつながりを理解している人がいなくなってしまい、改善業務も部門内に閉じた小規模なものになっていってしまいます。

なぜこのように、せっかく作った業務プロセスフローが継続的にメンテナンスされないのかというと、それがやはりプロジェクト内で活用するために作っただけの文書であるという見方をされているからです。

業務プロセスフローは継続的にアップデートし続け、最新に保ちつつ、そして何かしらの議論がある場合には常に活用するものである、という認識を組織内に根付かせるためには、業務プロセス管理はこのツールで行うのである、という特別な意識付けを行い、数あるOfficeツールで作成された文書とは別次元に業務プロセスフローが存在している必要があります。

ある意味では「費用を出してまで使っているツールで記述した業務プロセスフローなのだから、きちんと使い倒さなくてはもったいない」という意識をつけるという効果も期待出来ます。

この点、Officeツールでは実質無料というイメージが働いてしまうので、あえて費用を払ってまで業務プロセスフローを管理しているということが重要なのだと考えます。

分析に活用するため

昨今、データドリブンマネジメントという言葉が登場していますが、業務プロセスについてもデータに基づいた管理が求められるようになっています。

業務の実行状況を取得し、業務プロセスフロー上のどこにボトルネックが存在するのか、という点を理解することが出来れば、より効率的に有効な施策の検討が可能となります。

施策を実行に移してみた後で、実際に効果が出たのかどうかを検証するためには業務プロセスの変更の前後でどのように業務の実行状況が変化したのかを測定する必要があります。

事前に施策の効果を見積もりたければ、シミュレートを行うことも求められます。

そうしたときに、Officeツールで作成した業務プロセスフローで出来ることには限界があります。

やろうと思えば業務プロセスフロー上の各作業に変数を定め、Excel上にモデルを作成するということも可能ですが、こういったことをするとさらに情報が別のファイルに分散される結果となってしまい、管理面で煩雑になってしまいます。業務状況の実態をデータとして業務プロセスに紐づけて管理しておく、そうした情報を用いてシミュレートを行う、分析に活用する、ということは業務プロセスをデジタルツールで管理しておくことによって可能となるのです。

Process Governance

業務プロセスの変更に関する承認管理が可能

Process Managerでは業務プロセスを作成できますが、作成された業務プロセスにはレビュー、承認というステップが必要となります。

組織としてきちんと認められた業務プロセスでなければ全社的には展開しないようにする、というガバナンスをかけなくては、ありもしない業務プロセスが自由に作成されてしまい、現場に混乱が生じます。

その際に用いるのが、Process Governanceです。

Process Governanceでは、Process Managerで作成する業務プロセスに対して、だれが承認をする、というワークフローを作成することが可能です。

こうして作成されたワークフローに従って、承認担当者が業務プロセスにたいして承認を実施すると、承認された業務プロセスが公式な業務プロセスとなり、全社的に展開されるという流れとなります。 Process Governanceの画面は以下のようになっており、Process Managerで業務プロセスフローを作成したときと同じようなイメージで承認の流れを設計することが出来ます。

情報の一元管理でレビュー漏れ、承認漏れを防ぐ

Process Governanceでは、担当者ごとにレビューが必要な業務プロセスが確認でき、どの業務プロセスが承認を待っている状況なのかという点が一覧できます。

これにより、レビュー漏れ、承認漏れを防ぐという効果があり、また事前に設定された承認期限が近くなるとアラートが出力され、承認担当者に対してリマインドを行うということも可能です。 Officeツールで作成した文書に対するレビュー依頼を行うと、こうしたコミュニケーションがe-Mailなどでのコミュニケーションとなり、どのファイルをレビューすればよいのかがわからなくなる、あるいはレビューしなくてはいけない業務プロセスの全体像が見えないということが良く発生しますが、Process Governanceの活用により情報が一元化され、作業の抜け漏れが発生しにくくなります。

Process Collaboration Hub

承認完了後のフローをユーザーに展開・共有

Process Governanceでは業務プロセスの承認が出来るということをお伝えしましたが、承認された業務プロセスは全社的に展開されます。

その展開先となるのが、Process Collaboration Hubとなります。

こちらはProcess ManagerやProcess Governanceを利用する業務プロセスの設計や商人に関わるユーザーではなく、実際にオペレーションを担当する業務ユーザーがアクセスするポータルであり、Process Collaboration Hub上には承認済みの、すべての業務プロセスが公開されています。

コメントを付与してブラッシュアップが可能

業務ユーザーは、Process Collaboration Hub上で業務プロセスを確認し、必要であればコメントをつけ、実態との乖離を指摘する、システム開発の要望を行うことが出来ます。

コメントには対応完了・未完了といったステータスがついており、コメントが対処されたかどうかを確認することが可能となります。これにより、業務プロセスの更新・改善の状況を管理することが出来ます。

情報の一元管理で議論が活性化する

Process Collaboration Hub上では、自社のすべての業務プロセスが確認可能である点がポイントとなります。

従来であれば、業務ユーザーは自身の関係する領域の業務プロセスしか理解せず、前後のつながりはよく理解していない、という状況が一般的でしたが、Process Collaboration Hubによって業務の前後のつながりが把握出来るようになります。

これにより、自部門に閉じた領域ではなく、前後のつながりも含めた部門横断的な業務の改善や、より良いプロセスの構築に向けた議論が活性化することとなります。

実際には部門横断で業務改善を行うためにはそうした取り組みに責任を持ち、推進を行う立場の組織として業務標準化推進室、Transformation Office、DX推進室、Process Excellence CoEといった組織が必要となりますが、そうした組織が活用するものがProcess Collaboration Hubとなります。