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【コンサル】Supplier選定を行う場合、RFQ/RFI/RFPを用いたSupplier選定【業務視点の購買管理】

本投稿では、現在コンサルで業務プロセス設計およびSAP導入をしている投稿者が、購買管理におけるちょっと特殊なケース、Supplier選定を行う場合について解説しております。

この他にも購買管理関連の投稿はこちらにまとめがあります。また、購買管理に限らずSCM関連の記事はこちらのSCM関連記事まとめをご覧になってください。

本投稿の想定読者

  • SAP導入プロジェクトで購買管理領域を担当されるコンサルタント、システム部門の方
  • SCM領域のうち、特に購買管理領域について知りたい方
  • RFQ, RFI, RFPって何?という方

期待できるメリット

  • 購買管理領域における業務プロセスがわかる
  • 購買管理領域のプロセスフローのサンプルが見れる
  • Supplier選定の方法がわかる
  • RFQ, RFI, RFPの役割、用途がわかる

Supplierが決まっていないとき、どこから買うかが決まっていない場合

今回取り扱うケースは、購買管理における少し特殊なケース、Supplierが決まっていないとき、つまり、どこから購入するのかが決まっていないときです。

通常の感覚でいうと、どこから購入するのかが決まっていない、というのがむしろ普通であり、特殊なケースには該当しないように思えるかもしれませんが、企業における購買管理の観点では、どこから購入するのかが決まっている場合は圧倒的に多いため、むしろ決まっていないケースが特殊なケースとなります。

それではおさらいです。購買発注をするときのプロセスフローを以下に示します。

購買発注の承認が得られた場合は、その後発注書をSupplierさんに送付しますが、もしここで、Supplierさんが決まっていないときはどうするのか、これが今回の投稿で取り扱う内容となります。

なお、Supplierさんが決まった後は、発注書を送付するプロセスに進むこともあれば、包括契約を結んでしまう、というプロセスに進むこともあります。

購入対象に応じて2つの方法がある

Supplierさんが決まっていないときにどうするかというと、当然ながらまずSupplierさんを決定する必要があります。この方法ですが、購入する対象によって大きく2つの方法が存在します。

  • 1 Stepの方法
    • RFQ(Request for Quotation)を提出し、見積(Quotation)を返送してもらう
  • 2 Stepの方法
    • RFI(Request for Information)を提出し、一次回答(Information)を受領する。
    • RFP(Request for Proposal)を提出し、提案(Proposal)を受領する

それでは、これら2つの方法をプロセスフローを交えながら、解説していきます。

1 Step: RFQと見積

見積依頼に対して見積を返送してもらい、Supplierを選定

1つ目の方法は、1 Stepで終える方法です。

まず、購入する対象を提供しているSupplierさんの候補をリストアップし、それらのSupplierさんに対してRFQ(Request for Quotation)を送付します。RFQは、日本語では見積依頼とも言いますが、RFQと言っても大半の企業では通用します。

RFQを送付したら、Supplierさんはそれを受け取り、見積を作成し、返送します。あとは、Supplierさんから受容した見積もりを比較することで、一番条件が魅力的なSupplierさんを選択する、という方法となります。

見積依頼の内容・対象が単純であるケースに使用する

このRFQと見積を用いたSupplier決定の方法ですが、Supplierさんから受け取る見積を基にしてSuplier選定をするというところからわかる通り、価格だけで簡単に決められるような、単純なケースにおいて使用されます。

見積依頼の内容、対象が市場で広く流通していて、規格や品質に大きな違いが無いであろうということが想定される場合においては、価格が一番安いところを選択してしまう、というのは手間の面でも非常に合理的です。

したがって、見積もり依頼の内容が単純なものである場合において、RFQを使用することとなります。

ここで見積もり依頼をかけたものが、今後も長い期間購入するであろうということがわかっている場合は、見積もりを受領後、包括契約を結ぶ流れになります。

プロセスフロー

以下に、RFQと見積を用いるSupplier選定のプロセスフローを記載します。

ここでは、Supplierの行が1つだけですが、実際には複数のSupplierに対してRFQを送っていて、また見積も複数のSupplierから受領していることをご注意ください。

2 Step: RFIとRFI回答、RFPと提案

情報提供を経てSupplierを絞り込み、提案を受けることでSupplierを選定

2つ目の方法は、2 StepでSupplierを選定する方法です。

まず、候補になりそうなSupplierさんをリストアップしたら、それらのSupplierさんが自社が求めているものを提供してくれるのだろうか、という点を確認するため、SupplierさんにRFI(Request for Information)を送付します。RFIは情報の提供依頼、という意味合いとなり、これもRFQと同様にRFIと言って大半の企業では通用します。

どんなものになるのかというと、Excel等にまとめた質問票の一覧のようなものになります。Supplierさんは、このRFIに対して回答を行います。

その後、RFIへの回答(Information)を基に、どのSupplierさんが自社の要望に応えてくれそうか、という視点でSupplierさんの絞り込みを行います。もし、希望する条件が厳しすぎてどのSupplierさんも希望条件に合わないというときは、条件のほうを調整することになります。

そして、絞り込みを行った後のSupplierさんに対して、RFP(Request for Proposal)を提出し、Supplierさんから提案(Proposal)を頂き、提案の比較検討を行うことでSupplierさんを選定します。

見積依頼の内容、対象が複雑なケースに使用する

RFIとRFI回答、RFPと提案、という2ステップを踏む方法は、見積依頼の内容、対象が複雑なものであるときに使用されます。

購入しようとしているものや、サービスが複雑なものである場合、それらが本当にSupplierさんから提供してもらえるものなのか、という確認をする必要があります。例えばシステム構築のPJを発注しようとしているとき、特定のシステムの開発経験を持っている企業に対して発注を行いたいですよね。

しかし、企業のホームページなどの情報だけではそういった事項が判別できないケースがありますので、こうしたときに企業に対してRFIを送付することで、なにかしらの発注を行うにあたって、事前に確認しておきたい事項を整理することが出来ます。これが、RFIとその回答のプロセスです。

次に、RFIへの回答内容を基に、自社として発注する候補のSupplierを絞り込む、あるいは発注しようとしている内容そのもの修正することになります。

どのSupplierからのRFI回答内容も「出来ます!」という感じであれば、あとは自社として求める金額、納期、品質などの条件をRFPとしてまとめ、Supplierさんに再度提出し、提案を頂き比較する、という流れとなります。このとき、自社の求める条件から外れるSupplierさんがいれば、RFP送付の段階では候補リストからはそうしたSupplierさんは漏れることとなります。

一方、どのSupplierさんも「これは難しいです・・・」といった内容のRFI回答であった場合は、自社が求めようとしている条件が厳しすぎるということになりますので、RFPの提出の際には少し条件を緩くして挙げた状態でSupplierさんに提出する、という調整を行うこととなります。

いずれの場合においても、Supplierさんからは提案を受領し、比較検討を行うことでSupplierの選定を行います。

プロセスフロー

以下に、RFIとRFI回答、 RFPと提案を用いるSupplier選定のプロセスフローを記載します。

ここでは、Supplierの行が1つだけですが、実際には複数のSupplierに対してRFQを送っていて、また見積も複数のSupplierから受領していることをご注意ください。

終わりに

今回は、Supplier選定のシナリオを取り扱いました。この他にも購買管理のシナリオ、プロセスフローをまとめておきますので、ご興味のあるかたは是非まとめ記事をご覧になってください。

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