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【初心者向けざっくり解説】SAP導入プロジェクトの基本 - 計画フェーズの作業内容、成果物【投資対効果の評価方法、キックオフ資料の作成】

皆さん、こんにちは。本投稿では、最近日本企業の中で盛り上がりを見せているSAP導入プロジェクトの基本について解説します。

SAPとは、言わずと知れた基幹業務システムのシェアNo.1のERPパッケージシステムのことで、多くの日本企業においても既に導入されています。

SAPのERPパッケージの最新バージョンはSAP S/4 HANAとなるのですが、ひとつ前のモデルであるSAP ECCは2025年にサポート対応が終了するため、2022年現在、多くの日本企業がすでに導入済みのSAP ECCをS/4 HANAへ移行しようとプロジェクトを企画しています。

SAP導入プロジェクトの必要性が高まっている一方で、過去にSAP ECCを自社企業に導入した人材はすでに定年退職済みというケースも多く、SAPに関する知見を持つ人材が相対的に少ない状況であり、この問題をSAP業界では2025年問題と呼ばれています。

そうした状況下において、事業会社、SIer、コンサルティングファームなどではSAPの知見を持つ方を広く募集しており、SAPの知見を持つ人にとっては高い市場価値を発揮するチャンスとなっています。さらに、現時点ではSAPの知見がなかったとしても業界としては深刻な人材不足であるため、勇気をもってこの領域でキャリア形成を図ろうとする方は大歓迎される状況です。

私の周りでも多くのSAP導入未経験の元エンジニアの方がコンサルティングファームに転職され、SAP導入プロジェクトに関与するようになってきています。

本投稿では、そうしたSAP導入プロジェクトにこれから関わっていくという方向けに、SAP導入プロジェクトの基本知識を提供したいと思います。

今回は、SAP導入プロジェクトの基本アプローチであるWaterfallアプローチおける構想策定、Planningフェーズにおける作業内容について解説します。Planningフェーズには多くの作業が発生するのですが、本投稿ではプロジェクトにおける投資対効果の評価方法、そしてキックオフ資料のとりまとめまでを取り扱います。

なお、実際のプロジェクトの中で皆様が経験されるものと一部異なる点がある可能性がございますが、本投稿で解説する内容は一般的なケースとしてご参考にして頂ければと思います。

想定読者

  • SAP導入プロジェクトに初めて参加することになった事業会社、SIer、コンサルティングファームの方
  • SAP導入プロジェクトを担当するSIer、コンサルティングファームのポジションへの転職を考えている方

SAP初心者向けの投稿記事まとめはこちら

先にこちらのブログで取り扱っているSAP初心者向けの投稿記事のまとめをこちらでご紹介しておきます。もしご興味がある投稿がありましたら、ぜひ見て頂ければと思います。

構想策定/Planningフェーズの作業内容、成果物

SAP導入プロジェクトは、まずは構想策定/Planningフェーズから始まります。

ここでは、SAP導入プロジェクト全体の計画を作ります。SAPを導入する対象の業務領域、SAP製品の中で使用する機能モジュール、プロジェクトに関わるチームの体制や、各チームがいつ何を実施するのか、という点を明らかにしていきます。

構想策定の段階では、まだSAP導入プロジェクト固有の用語が出てくることはそこまで多くありません。そのため、このセクションの解説は比較的一般的なシステム導入プロジェクトの内容に近いものにとどまりますが、このフェーズで実施する作業と、作成する成果物は以下の通りとなります。

実施する作業

  • プロジェクト目標を定義する
  • システム目線の目標を定義する
  • 業務目線、システム目線のスコープを議論する
  • システム全体構成を決める
  • システム導入における前提事項を決める
  • 関係者と役割を整理する
  • 各フェーズの成果物一覧を定義する
  • 進捗管理、成果物管理、変更管理の方法を決める
  • プロジェクト全体のスケジュールを決める
  • 必要なコスト、工数を見積もる
  • 投資対効果の推定、評価方法を検討する
  • プロジェクトの実行計画書を作成し、承認を得る
  • プロジェクトキックオフ資料を作成する

成果物

  • プロジェクト実行計画書
    ※以下の要素を含む(以下要素を個別に成果物とするケースもある)
  • プロジェクト目標
  • システム目標
  • プロジェクトの対象スコープ
  • 想定システム全体構成
  • プロジェクト管理方針
  • プロジェクト全体スケジュール
  • プロジェクト工数、コスト見積
  • 投資対効果の推定結果、評価方法
  • プロジェクトキックオフ資料

作業は色々ありますが、最終的にはプロジェクト計画書という、プロジェクトの目標、運営方針、スケジュールや工数などをまとめた文書を作成し、プロジェクトの責任者から「これでプロジェクトを進めていく」ということに対して承認をもらうことが主な活動となります。

承認を得られたら、そのあとはプロジェクト計画書から一部を抜粋するような形式でプロジェクトキックオフ資料を作成します。これは、プロジェクトの関係者と「これからプロジェクトを始めますよ、よろしくお願いしますね」というふうに認識合わせを行うための資料です。

本投稿では、以下について取り扱います。

  • 投資対効果の推定結果、評価方法
  • プロジェクトキックオフ資料

投資対効果の推定、評価方法を定める

さて、プロジェクトのコスト、工数が見積もられましたとすると、次に期待できる効果を見積もり、投資対効果を推定します。

同時に、プロジェクト発足時点で推定しておいた投資対効果が実現されたのかどうかをどのように判定するか、という評価方法も整理しておきます。

よくある投資対効果の推定対象

まず、投資対効果の推定ですが、こちらに関してはそれ自体で書籍が1冊出来上がるくらいの分量になってしまいますので、本投稿においては詳細な評価方法の説明については申し訳ありませんが範囲外として割愛させて頂きます。

SAP導入プロジェクトという観点でいうと、よくある投資対効果の推定対象となる効果について、以下にてサンプルをご紹介します。なお、単純なアップグレードであれば投資対効果は見積もらなくても良いものとする、という企業もあります。

投資対効果の算定対象となる効果、メリット

  • 需要予測精度の向上
    • 在庫金額の削減、売上原価の削減
    • 顧客サービスレベルの向上
  • 財務数値集計の自動化
    • 財務会計領域の四半期決算時のマニュアル工数の削減(人件費の削減)
    • 戦略的意思決定のスピードアップ(戦略的施策実施の回数増加、修正回数増加)

投資対効果の評価方法

次に、投資対効果の評価方法についてご紹介します。

投資対効果というと、いかにプロジェクトの完了時点でメリットが出るのかをもっともらしく見積もるのか、という点に焦点が当たりそうですが、それ以上に重要なのは評価を確実に実行に移すための評価方法を定めるという点です。

投資対効果をプロジェクト発足時点で推定しておいたものの、プロジェクトが完了した後に当初見積もっておいた投資対効果が実際に得られたのかどうかを評価する、というステップが実行されないというケースは非常に多いです。

振り返りを行わないでいると、うまく期待効果が出なかった場合にどうすればいいのか、という点についてノウハウを得ることが出来ませんので、この振り返りを行うことが、SAP導入プロジェクトに限らず、システム導入というものに習熟していく秘訣です。

そこで、投資対効果を整理する際には各項目について、どのように評価するのか、という点を整理します。

評価方法として整理すること

  • どの項目に対しての評価なのか
  • どのように評価するのか
  • いつ評価するのか(複数回の評価を前提にする)
  • だれが評価をするのか
  • 期待していた投資対効果が得られなかった場合の対処を誰が行うのか

SAP導入プロジェクトは、1年以上かかることも多く、その中で人事異動が起きて人の入れ替わりが起こることもよくあります。そうすると、プロジェクトの発足時点でいつ、だれが評価をする、という風に決めていた内容があいまいになってしまうこともありますが、仮にそうしたことが起きたとしても、投資対効果の評価に対する責任者と、スケジュールはあいまいにしないようにしましょう。

プロジェクトの実行計画書を作成し、承認を得る

さて、ここまででプロジェクト実行計画書に守男むべき要素が固まったとしましょう。

すでに作業の内容などは業務ユーザー含め、プロジェクトのリーダー層含め、認識整合している状況にあるものとして、あらためて全ての要素をプロジェクト実行計画書に落とし込んだので、この内容でプロジェクトを進めてよいかという点についてプロジェクトのリーダー層から承認して頂きます。

プロジェクト実行計画書が承認されたら、承認の履歴などはきちんと日付と承認者の名前を入れて記録しておきましょう。

サンプルの中に「Ver.」という記載がある通り、必要に応じて今後も修正をかけていくことになります。

出来れば当初の計画通りに進めていきたいところは山々ですが、プロジェクト内の成果物はすべて生き物であり、定常的に更新がかかるものだと考えましょう。

なお、ここでご紹介した文書の変更履歴はプロジェクト計画書だけのものではなく、プロジェクト内で作成する全ての成果物において管理するべきものとなります。

プロジェクトのキックオフ資料を作成する

プロジェクトの実行計画書が作成できましたので、次にキックオフ資料を作成します。

キックオフ資料を作成する目的は、プロジェクトの関係者を集め、「これからプロジェクトを始めます、皆様にはこういった役割を担って頂きます、どうぞよろしくお願い致します。」と伝達することにあります。

内容は、基本的にはプロジェクト実行計画書の抜粋で作成することになりますが、その内容は主に以下のようになります。

プロジェクトキックオフ資料のアジェンダ

  • プロジェクトの目標
  • システムの目標
  • 業務目線、システム目線のスコープの概要
  • システム全体構成(現在の姿からどう変化するのか)
  • 関係者と役割
  • プロジェクト全体のスケジュール
  • 直近3カ月のスケジュール

プロジェクトキックオフ資料が出来たら、キックオフというタイトルで関係者を一堂に集め、打ち合わせを行います。そこではリーダー層のみならず現場から集められた業務ユーザーも打ち合わせに参加するので、プロジェクトキックオフ資料ではまずプロジェクトの意義を関係者全員で認識合わせをするために、アジェンダの最初はプロジェクトの目標、システムの目標となります。

その後、より細かな部分として、プロジェクトの成果として結局何がどう変わっていくのかという部分である、スコープと、システム全体構成の説明が加わります。システム全体構成については、現在の姿からどう変化するのか、という点を明らかにすると業務ユーザーもイメージがしやすいでしょう。

そして、最も重要なパートですが、関係者とその役割について認識合わせを行います。SAP導入プロジェクトでは、システム設計など、様々な意思決定を誰かが責任をもって行わなくてはなりません。意思決定のためには検討時間も必要で、繰り返しになりますが、SAP導入プロジェクトに関与する方々には相当程度の工数負荷がかかります。関係者と役割のセクションでは、「その責任を持つのは貴方です」と名前を出して明示し、プロジェクトの関係者全員に対して「この領域の責任者はこの人だ」という認識を持たせます。

そのあとは、プロジェクト全体のスケジュールと、直近3カ月のスケジュールを提示します。

プロジェクト全体のスケジュールはスライド1枚で各フェーズの長さなどを提示するだけにとどめる一方で、直近3カ月のスケジュールはWBSのようなイメージで、どんなタスクに何週間かけるのか、という点を整理しておきます。 このような形式でプロジェクトキックオフ資料を作り、実際にキックオフの会議を実施したら、次のフェーズである設計/Designフェーズに移ることになります。

終わりに

本投稿では、SAP導入プロジェクトの基本としてWaterfallアプローチにおけるPlanningフェーズの作業内容と成果物について解説してきました。 今後も、SAP導入プロジェクトの基本について少しずつ解説をしていきたいと思いますので、ご参考になれば幸いです。

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