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【Sales Force】承認プロセスの設定方法、承認時の項目自動更新②【Soarize】

投稿日:2019-09-07 更新日:

皆さん、Sales Force(SFDC)、使ってますか?

Sales Forceでは、承認プロセスも実装できます。

承認プロセスの設定方法はこちらでまとめましたが、承認プロセスは承認ステップを割り当ててあげないと動きません。

今回の投稿では、承認ステップの設定方法を解説します。

【Sales Force】承認プロセスの設定方法

想定読者

  • Sales Forceを使用していて、承認のプロセスを組みたい方
  • Sales Forceの使用を検討していて、承認のプロセスでどんなことができるのか知りたい方

メリット

  • Sales Forceの承認プロセスでできることがわかる
    • 承認プロセスの流れ
  • Sales Forceの承認プロセスの組み方がわかる
    • メール通知の方法
    • 条件別承認プロセスの設定方法
    • 項目自動更新の方法

承認ステップを作り、承認プロセスに割り当てる

前回の投稿では、承認プロセスを作成するところまでを解説しました。

承認プロセスを作成すると、その後承認ステップを作成するかと聞かれるので、それに対して作成すると選択して

「Go」をクリックすると承認ステップの作成画面へ遷移できます。

あるいは、すでに承認プロセスだけ作成済みの状況であれば、承認プロセスを編集する画面で、

新規承認ステップを押下することで承認ステップを作成できます。

承認プロセス作成後に承認ステップ作成にそのまま進む方法

  • 「はい。承認ステップを今すぐ作成します。」を選択
  • 「Go!」をクリック

作成済みの承認プロセスから「新規承認ステップ作成」をクリックする方法

  • 承認プロセスを編集モードで開く
  • 「新規承認ステップ」をクリック

多段階の承認ステップの設定

それでは、承認ステップの作成方法を見ていきましょう。

多段階の承認ステップといえど、やり方は簡単です。一つのステップを作り終えたら、次のステップを作る、という作業を繰り返すのみです。

承認ステップの作成

  • 名前、一意の名前(システム内管理用)を入力
  • 「次へ」をクリック

「順番」という句目がありますが、これが承認ステップの順番です。

Sales Forceは、一度作成した承認ステップを動的に順番を入れ替えることができないので、だれがどんな順番で承認をするのか、

というのは事前にきっちりと決めておきましょう。

承認ステップの開始条件の設定

  • ステップ条件の指定
  • 「次へ」をクリック

条件の記載方法はこちらの投稿で解説した内容と同じなので、割愛します。

多段階ステップにする場合の注意点:
ステップ条件は分岐条件ではない

Sales Forceの承認ステップは、一本道で進むと考えましょう。

ステップ1,2,3があるとしたら、2だけ条件に合致しないのでスキップして、ステップ1と3だけ実行、ということはできません。

ステップ2が条件に合致しなければ、そこで終わり、と判定されます。

よって、条件に基づいて分岐をさせたければ、承認プロセスの開始条件から別々にして、複数の承認プロセスを作成する必要がありますので、ご注意ください。

ステップの割当先の選択(承認者の選択)

  • 承認ステップの割当先を選択
  • 「保存」をクリック

ここで、誰が承認をするのか、という内容を承認ステップひとつずつに定義します。

キューというのは、ユーザーをグループでまとめておけるもののことになるのですが、

これを事前に作成しておくと、このキューに対して承認ステップを割り当てることができます。

選択できる承認者

承認者として選択できるのは、以下の4つになります。

  1. 申請者が手動で選択する
  2. 選択したユーザ項目を使用して自動的に承認者を合割り当てる
    (カスタム項目を使用する)
  3. 自動的にキューに割り当てる
  4. 自動的に承認者に割り当てる
    (⇒ユーザー、キュー、関連ユーザーに割り当てる)

複数人が承認者となる3や4では、その全員が承認するべきなのか、それとも最初のひとりの承認結果を判定に使用するのか、選択が可能です。

この例では、Legal Checkをかけたい契約書のレビューのために承認ステップを作成しているものとして、

Legal Check担当者のユーザーをキュー「Legal_Check」にまとめています。

おそらく、よく使うのはキューではないかな、と思います。

承認時のアクションを定義する

ここまでで、承認プロセスに承認ステップが割り当たりました。

承認ステップには、アクションを紐づけることができます。

承認ステップを作成し終わると、システムからアクションを指定するかどうかと聞かれますので、ここからアクションを定義することもできますし、

すでに作成されている承認プロセスを編集モードで開き、承認ステップに対してアクションを定義することも可能です。

承認ステップ作成後にアクション定義にそのまま進む方法

  • 「はい、このステップの承認時の新規アクションを作成します。」を選択
  • 作成するアクションをドロップダウンリストから選択
  • 「Go!」をクリック

作成済みの承認ステップにアクションを追加する方法

  • 承認プロセスを編集モードで開く
  • 承認ステップに対して、「アクションを表示」をクリックし、アクションを表示させる
  • 「既存アクションの追加」あるいは「新規アクションの追加」をクリック

アクションも一度作成すると既存のアクションとして使いまわすことができるようになります。

選択できるアクション

ここで選択できるのは、以下の4つとなります。

  1. ToDOを作る
  2. メールアラートを飛ばす
  3. 項目自動更新
  4. アウトバウンドメッセージ

ToDoとアウトバウンドメッセージは割愛し、ここではメールアラートと項目自動更新について記載します。

メール通知

  • 説明、一意の名前を入力
  • メールテンプレートには事前に作成しておいたメールテンプレートを選択
  • 受信者種別からメールアラートを受けるユーザーを指定
  • 「保存」をクリック

メールアラートの受信者ですが、ここにはユーザーに加えて、ユーザーグループを選択することができます。

したがって、例えば購買に関する承認完了の通知は申請者だけではなくコーポレートのグループメンバー全員に送るということもできるのです。

項目の自動更新

使い勝手がいいのが、承認ステップの完了に伴い項目を自動更新するアクションです。

以下のように設定できます。

    null
  • 名前、一意の名前を入力
  • 更新する項目をドロップダウンリストから選択
  • 新規項目値を指定
  • 「保存」をクリック

画像の例では、チェックボックスを更新する項目として選択していますので更新する際はTrueにするかFalseにするかの選択肢になりますが、

テキストや数値の項目の場合は数式を使用して値を更新することも可能です。

例えば、値引きの承認申請を上げるときに「申請値引率」を事前に項目に入力しておき、

承認完了時に「承認済み値引率」に値をコピーする、といったことも可能です。

工夫次第で、様々なプロセスを自動化できそうですね。

終わりに

いかがでしたでしょうか。

ちょっと手順は多いですが、メール通知、項目字度更新ができる承認ステップの設定方法でした。

私の会社ではSoarizeというパッケージをSales Forceに入れているので、

購買関係の承認、販売に関する値引き、見積書発行、与信超過措置、販売取引執行、契約関係のリーガルチェック、取引先の信用調査に関する承認などなど、

様々な承認プロセスをSales Forceで実装しています。

こちらの投稿が、皆様のSales Forceライフにとって少しでもお役に立てましたら幸いです。

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